Saat aplikasi Visa kemarin saya banyak membaca tips dari berbagai blog dan merasa sangat terbantu. Seperti sebelumnya, saya juga ingin berbagi pengalaman mengurus Visa Tier 4 UK. Terdapat 2 jenis Visa pelajar yaitu General (saya termasuk disini) dan Sponsored (untuk penerima beasiswa Chevening). Pendaftaran Visa bisa diproses mulai dari 3 bulan menjelang keberangkatan.

Dalam tulisan ini saya asumsikan pembaca sudah memiliki Unconditional Offer dari universitas dan paspor sehingga proses terkait tidak saya cantumkan lagi. Semoga tulisan ini dapat membantu dan selamat mempersiapkan keberangkatan!


PROSES APLIKASI VISA

Mendapatkan Certificate of Acceptance (CAS)
CAS adalah dokumen utama dalam aplikasi Visa. Dalam CAS tercantum detail-detail yang nantinya diminta pada saat aplikasi online. CAS juga akan menentukan apakah pada proses aplikasi Visa kita perlu melampirkan IELTS, ATAS (Academic Technology Approval Scheme), atau dokumen lainnya. Untuk mendapatkan CAS biasanya universitas meminta pembayaran deposit tuition fees atau Letter of Sponsorship untuk penerima beasiswa.

Menyiapkan Bukti Keuangan
Aplikan harus mampu memenuhi standar biaya hidup / living cost sejumlah GBP 1.265 di London atau GBP 1.015 di kota-kota lainnya selama masa studi. Apabila menggunakan dana pribadi, harus memiliki Bank Statement dengan syarat biaya yang dibutuhkan harus mengendap di rekening selama minimal 28 hari. Biaya yang dibutuhkan harus mencukupi masa studi selama minimal 9 bulan. Sebagai contoh jika akan berkuliah di London harus memiliki dana sebesar GBP 1.265 x 9 bulan = GBP 11.358. *cmiiw

Apabila menggunakan beasiswa, cukup menggunakan Letter of Guarantee saja. Tentunya LoG juga harus mencantumkan living cost sesuai jumlah minimum yang telah ditentukan.

Tes TBC
Tes thorax dapat dilakukan di 4 Rumah Sakit yang telah bekerjasama dengan pihak UK. Tes tidak memakan waktu lama, hanya ronsen dan wawancara saja. Hasil berupa sertifikat bebas TBC dan sertifikat X-Ray dapat diambil keesokan harinya dan berlaku untuk 6 bulan ke depan. Jangan lupa membawa paspor dan pas foto berwarna ukuran 4x6 untuk ditempel di sertifikat.

Yang membuat sedikit tricky adalah jika tidak lulus ronsen, kita harus melakukan tes lanjutan berupa sputum test yang memakan waktu beberapa minggu. Jadi kalau kondisi kurang sehat lebih baik jangan tes dulu. Biaya yang dibutuhkan untuk tes di Jakarta adalah:
IDR 360.000 ronsen
IDR 180.000 administrasi pasien
IDR 150.000 jasa dokter
IDR 690.000 total.


Translasi Dokumen
Dokumen pelengkap Visa harus dalam Bahasa Inggris, maka dokumen-dokumen seperti KTP, Akte Kelahiran, KK, Ijasah, dan Transkrip perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah / sworn translator. Khusus Ijasah dan Transkrip biasanya setiap universitas menyediakan jasa translasi. Misalnya di ITB hanya perlu menghubungki TU Fakultas. Untuk dokumen lainnya saya mengeluarkan biaya sebesar IDR 50.000 per dokumen. Dokumen-dokumen ini tidak perlu dilegalisir.

Mengisi Aplikasi Online
Proses aplikasi dapat dilakukan di website www.visa4uk.fco.gov.uk. Gunakan panduan berikut untuk membantu mengisi Visa (klik gambar untuk memperbesar).


Pada akhir aplikasi, terdapat pilihan Bio Residence Permit (BRP) Collection Location di universitas atau kantor pos terdekat. BRP harus diambil maksimum 10 hari setelah planned arrival date, meskipun datang lebih cepat atau lambat dari tanggal tersebut.

Memilih Jadwal Appointment
Jam kerja VFS Global adalah Senin-Jumat pukul 07.00-14.00. Jika membuat aplikasi saat peak season, waktu appointment pun akan lebih terbatas. Bisa jadi appointment baru bisa dilaksanakan pada minggu berikutnya. Setelah memilih jadwal, aplikan diberi waktu 1 x 24 jam untuk menyelesaikan proses pembayaran. Apabila tidak, appointment dianggap batal dan harus memilih jadwal kembali.

Membayar IHS dan Visa 



Pembayaran bisa menggunakan kartu kredit, kartu debit (harus sudah verified by visa, bisa diproses di customer service bank), dan Paypal. Bukti pembayaran akan dikirim lewat email dan appointment akan terverifikasi secara otomatis. Saat mendaftar kemarin pembayaran yang diminta menggunakan USD, bukan GBP. Tapi tetap saja nilai USD tergantung kurs GBP. Saat kurs GBP melemah gara-gara Brexit kemarin, banyak teman yang mendapatkan harga lebih murah. Biaya yang dibayarkan adalah:
USD 342 asuransi (untuk satu tahun, disesuaikan dengan masa studi)
USD 499 aplikasi visa
USD 841 total.

Menyusun Hardcopy Dokumen
Pisahkan dokumen ke dalam 2 map, yaitu: printout / fotokopi dan dokumen asli. Gunakan checklist berikut untuk mempermudah pengecekan dan penyusunan dokumen.


Menghadiri Appointment
Uniknya saat appoinment kita tidak datang ke kedutaan tapi ke VFS Global yang terletak di Kuningan City Mall. VFS Global tidak hanya melayani pembuatan visa UK tapi juga ke negara-negara lainnya seperti Singapura, Australia, dan Selandia Baru. Sistemnya seperti one stop service.

Aplikan baru boleh masuk 10 menit sebelum waktu appointment dengan menunjukkan printout bukti appointment. Silakan datang lebih dulu atau tepat waktu, yang jelas jadwal tidak mungkin dimajukan. Kalau ingin menunggu pun nyaman, bisa keliling mall atau duduk di kursi tunggu. Aplikan tidak disarankan membawa barang elektronik selain hp (itu pun harus dimatikan) karena harus dititipkan dan ada biaya tambahan. Jika kepepet dan membutuhkan laptop, printer, atau fotokopi bisa dilakukan di VFS namun tentunya tidak gratis.


Pada saat appointment ada 3 tahap, yaitu: verifikasi berkas, foto biometric, dan wawancara. Saat verifikasi kita akan mengisi checklist dokumen yang dibawa. Semua dokumen, termasuk yang asli, akan ditinggal dan diambil kembali saat Visa sudah selesai. Jika paspor tidak bisa ditinggal, alternatifnya adalah memberikan fotokopi seluruh halaman paspor. Pada tahap ini petugas akan menanyakan pelayanan Visa yang dipilih, prioritas atau reguler. Priority Visa dikenakan biaya tambahan yang cukup mahal, sebesar GBP 150. Jangan lupa menyimpan struk yang diberikan petugas untuk pengambilan Visa.

Wawancara dilakukan melalui video call dengan native speaker dari UK. Pertanyaannya sederhana saja, seperti: alasan memilih melanjutkan studi di UK, alasan memilih universitas / program, dan bagaimana program ini dapat membantu karir kita ke depannya. Kira-kira hanya butuh waktu 5-10 menit. Selesai wawancara, aplikan diperbolehkan untuk pulang.

Selain Jakarta, aplikasi Visa bisa dilakukan di Surabaya dan Kuta Bali. Sayangnya di kedua kota tersebut dikenakan biaya tambahan sebesar GBP 55 yang dibayar bersamaan dengan biaya aplikasi Visa. Jadi bisa dipertimbangkan mana yang lebih murah, biaya tiket ke Jakarta atau biaya tambahan. Berdasarkan info dari teman di daerah, waktu appointment juga lebih terbatas dibanding dengan VFS Jakarta.

VFS Jakarta
Kuningan City Mall, 2nd Floor
Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. 18 – Setiabudi, Kuningan, Jakarta
0895-3048-9799

VFS Surabaya
Graha Pena, 15th Floor, R.1506
Jl. Ahmad Yani No.88, Surabaya

VFS Bali
Benoa Square, 3rd Floor
Jl. Bypass I Gusti  Ngurah Rai No 21A, Kedonganan, Kuta, Bali

Waktu Pembuatan dan Pengambilan VISA
Standar waktu pembuatan visa adalah 15 hari kerja (3 minggu) untuk reguler, namun bisa jadi lebih lama sampai maksimum 60 hari kerja (2 bulan). Tidak ada yang bisa dilakukan untuk mempercepat proses reguler sehingga cepat atau lambatnya tergantung keberuntungan. Karena itu perhitungkan jangka waktu untuk aplikasi yang cukup, ditambah lagi bulan Juli-Agustus adalah peak season. Jika waktunya sempit pilih layanan prioritas agar bisa selesai dalam 2-3 hari kerja saja.

Jika Visa sudah selesai, aplikan akan menerima konfirmasi via email. Selanjutnya pengambilan Visa dapat dilakukan di loket VFS dengan menukar struk yang diberi pada saat verifikasi dokumen.


FAQ
Lebih baik pakai agen atau mendaftar sendiri?
Kalau memakai agen membutuhkan biaya tambahan, rasanya sayang melihat proses aplikasi masih bisa dikerjakan sendiri. Yang dibantu oleh agen adalah pengisian aplikasi online, translasi (dengan tambahan biaya), dan pengecekan dokumen sebelum appointment, sedangkat saat appointment tetap harus datang. Konsultan pendidikan seperti IDP biasanya menggratiskan biaya bantuan aplikasi VISA (meskipun sudah mendaftar universitas secara mandiri) apabila universitas yang dituju ada dalam daftar universitas yang berkerjasama dengan IDP. Menurut saya penggunaan agen akan membantu untuk tipe orang yang ceroboh atau sangat sibuk.

Bagaimana jika tidak bisa datang di waktu appoinment karena ada keperluan mendadak?
Bisa melakukan reschedule di halaman aplikasi online.

Bagaimana jika ada dokumen tertinggal?
Dokumen bisa disusulkan sampai jam 14.00 di hari yang sama karena dokumen akan dikirim ke Kedutaan Inggris di Manila. Jika lebih dari itu khawatir akan tercecer dan lebih baik melakukan reschedule saja.

Kenapa ada perbedaan info persyaratan dokumen?
Karena secara tertulis dokumen yang harus dibawa hanya appointment confirmation, application form, passport, TB test certificate, dan supporting documents.  Jadi kemungkinan terjadi perbedaan penafsiran terkait konten dokumen pelengkap yang diperlukan. Supaya aman siapkan saja semua yang disarankan.

Apa tidak perlu melampirkan bukti pembayaran?
Pengalaman saya kemarin tidak diminta, karena saat ini sistem sudah otomatis. Apabila belum membayar asuransi dan biaya aplikasi Visa pasti tidak bisa melanjutkan sampai tahap appointment. Tapi jika was-was printout bisa dibawa.

Apa VISA harus diambil sendiri?
Bisa diwakilkan dengan pemberitahuan terlebih dahulu pada saat verifikasi dokumen dan membuat surat kuasa. Untuk pengambilan tidak ditentukan harinya seperti wawancara, jadi bisa menyesuaikan.

Apa maksud poin 30 - 10 - 40?
Total poin yang diperlukan dalam membuat Visa adalah 40. Poin 30 diberikan saat CAS sudah diterima, sedangkan poin 10 diberikan saat bukti biaya yang dibutuhkan sudah mencukupi. Jadi seharusnya aplikasi Visa layak diterima.

Apa akan bermasalah jika datang tidak sesuai planned arrival date?
Tidak, yang penting BRP diambil 10 hari setelah planned arrival date. Contohnya saya berencana datang pada 24 Agustus 2016 dan saya diberi waktu kedatangan mulai 17 Agustus 2016 sampai 16 September 2016. Jika lewat dari tanggal tersebut Visa dianggap hangus.

Apa Visa benar-benar berlaku 12 bulan saja? Mengingat waktu wisuda yang biasanya lebih lama?
Ternyata tidak. Saya mendapatkan permit sampai Januari 2018, padahal masa studi saya berakhir pada September 2017. Jadi jika masih sempat bisa mengikuti wisuda atau kegiatan lainnya.

Berapa lama jam kerja paruh waktu yang diperbolehkan?
20 jam per minggu.


INFORMATION
Tulisan ini dibuat pada periode aplikasi VISA Juni-Juli 2016 di Jakarta.


MORE INFO
Tier 4 (General) Student Visa Overview
Tier 4 Policy Guidelines
VFS Global Indonesia